往復はがき
往復はがき
二次会の連絡の定番と言えば、やはり往復はがきです。出欠席の返事の締め切りは２週間後ぐらいを考えておきましょう。往復葉書はスペースがかぎられているので内容は簡潔に心がけ、場所、時間、会費、地図など必須項目のみだけでなく、幹事の連絡先として携帯番号、e-mailアドレスなども載せておいた方が良いでしょう。
最近では手軽さ、コスト等から考えると、E-mailで連絡という人も多いでしょう。 その際気をつけたいのが画像の添付で、携帯のe-mailアドレスの人には画像を取り込めない人も多いので、簡潔な文章のみにとどめるようしましょう。
ホームページ
二次会用にホームページを作り、それに詳細連絡を載せてお知らせすると言う方法も増えてきているようです。ただし、そのHPアドレス自体をメールなどで伝える必要があります。
電話連絡
招待客がかなり少ない場合、伝達が確実に出来る場合のみ電話連絡も有効です。 ですが口頭での口約束だけに忘れる人も多く、会場の場所、時間などの問い合わせも多くなる可能性がありますので、やはり文書なりで伝えたほうが無難かと思われます。
出欠確定したら
１ヶ月前ぐらいを締切りとして、招待者の出欠、人数を確定させます。当日のドタキャン、あるいは逆に当日突然来る人もいますので、余裕を持っておきましょう。 また、予定より増減があったならお店にも伝えておきます。